Wetsvoorstel Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid biedt VvE’s meer ruimte en zekerheid

De overheid heeft ter bestrijding van het corona-virus onlangs ongekende maatregelen getroffen. Door de juridische en praktische beperkingen die hieruit voortvloeien zijn normaal eenvoudige handelingen nu soms complex geworden. Zo ook de besluitvorming binnen VvE’s. Juist nu VvE’s zich midden in het vergaderseizoen bevinden. Vergaderingen waar jaarrekeningen en begrotingen worden vastgesteld, decharge wordt verleend, bestuurders worden benoemd en andere belangrijke besluiten worden genomen gaan de laatste weken vaker niet dan wel door. Reden hiervoor is dat veelal niet aan de door de overheid gestelde eisen kan worden voldaan of betrokkenen het niet waard vinden om hun gezondheid op het spel te zetten voor besluitvorming binnen de VvE.

Om de samenleving zoveel als mogelijk normaal te laten functioneren, hebben de ministers Dekker (voor Rechtsbescherming) en Grapperhaus (Justitie en Veiligheid) een wetsvoorstel voor tijdelijke voorzieningen opgesteld die nodig zijn om een functionerende samenleving zoveel mogelijk te stimuleren. Het wetsvoorstel bevat ook maatregelen ten behoeve van VvE’s. De wet wordt aangehaald als ‘Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid’. De Raad van State heeft inmiddels positief geadviseerd en het wetsvoorstel is op 8 april 2020 bij de Tweede Kamer ingediend. Zodra de Tweede Kamer en de Eerste Kamer met het wetsvoorstel hebben ingestemd zal het met terugwerkende kracht vanaf 23 maart 2020 (aanvulling 16 april 2020: de terugwerkende kracht is later aangepast naar 16 maart 2020). 

Hieronder ga ik nader in op de mogelijkheden die het wetvoorstel VvE’s kan bieden en hoe dit zich verhoudt tot de mogelijkheden die VvE’s al hebben.

Verlenging termijn verslaglegging bestuur

Het is voor VvE’s verplicht om minimaal één keer per jaar te vergaderen. Op grond van artikel 5:135 jo 2:48 BW dient het bestuur van de VvE binnen zes maanden na het einde van het boekjaar een verslag uit te brengen over de gang van zaken in de VvE en over het gevoerde beleid. Daarbij dient het bestuur een staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring aan de vergadering voor te leggen. Ook modelreglementen bevatten dezelfde termijn waarbinnen de jaarvergadering moet worden gehouden. [1] Enige uitzondering hierop is Modelreglement 1972, die een termijn van vijf maanden stelt. Bij de meeste VvE’s loopt het boekjaar gelijk aan het kalenderjaar, zodat er jaarlijks uiterlijk vóór 1 juli een vergadering van eigenaars dient plaats te vinden. Artikel 5:135 jo 2:48 BW biedt de vergadering van eigenaars de mogelijkheid om deze termijn te verlengen met zes maanden.

Nu juist de corona-crisis het lastig maakt om als leden een vergadering te organiseren, is het tevens lastig om een besluit tot verlenging te nemen. Artikel 24 jo. artikel 7 Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid voorziet hierin door die bevoegdheid nu tijdelijk bij het bestuur van de VvE en/of bij de voorzitter van de vergadering neer te leggen. Hierdoor kan het bestuur besluiten om de termijn van zes maanden waarbinnen de jaarvergadering moet worden gehouden te verlengen met zes extra maanden. Wel bepaalt het wetsvoorstel dat de vergadering van eigenaars dan niet het recht heeft de termijn met nog eens zes maanden te verlengen.

Elektronisch vergaderen en stemmen

Titel 9 van boek 5 BW biedt geen expliciete mogelijkheid om elektronisch te vergaderen en te stemmen. De kantonrechter van de Rechtbank Oost-Brabant oordeelde in 2017 (ECLI:NL:RBOBR:2017:4507) evenwel dat als het splitsingsreglement elektronisch stemmen niet uitsluit – hetgeen in geen van de modelreglementen het geval is -, digitaal vergaderen en stemmen binnen VvE’s mogelijk is. Daarbij dient de digitale vergadering en de stemming aan de volgende waarborgen te voldoen:[2]

1. de stemgerechtigde dient via het elektronisch communicatiemiddel deugdelijk geïdentificeerd te kunnen worden;
2. de stemgerechtigde kan rechtstreeks van de verhandelingen ter vergadering kennisnemen; en
3. de stemgerechtigde kan zijn of haar stemrecht uitoefenen.

Daarnaast zou het splitsingsreglement kunnen bepalen dat de stemgerechtigden via het elektronisch communicatiemiddel kunnen deelnemen aan de beraadslaging. Zeer praktisch daarbij is de mogelijkheid voor een stemgerechtigde om de stem al tot 30 dagen voor de vergadering elektronisch uit te brengen, waardoor een lid die geen waarde hecht aan de beraadslaging tijdens de vergadering, niet exact op dat moment de stem hoeft uit te brengen.[3]

Voor zover bekend is er in hogere rechtspraak nog niet op gelijke wijze recht gesproken, hetgeen op dit moment voor veel VvE’s enige mate van rechtsonzekerheid met zich meebrengt. De Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid neemt die onzekerheid weg door expliciet te bepalen dat het voor VvE’s toegestaan is om digitaal te vergaderen en besluiten te nemen. Daarbij stelt de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid de volgende basisregels om op digitaal te vergaderen en besluiten te kunnen nemen.

1. Op elektronische wijze volgen van de vergadering

De algemene vergadering dient langs de elektronische weg voor leden te volgen te zijn. Dit lijkt in te houden dat de leden van de VvE via audio, video of live tekst de vergadering moeten kunnen volgen.[4]

2. Verplicht digitaal stemmen tijdens de vergadering

Als de statuten zulks niet bepalen, kan het bestuur toch bepalen dat het stemrecht slechts kan worden uitgeoefend door middel van een elektronisch communicatiemiddel.[5]

3. Digitaal stemmen voorafgaand aan de vergadering

Als de statuten zulks niet bepalen, kan het bestuur toch bepalen dat stemmen die voorafgaand aan de algemene vergadering door middel van een elektronisch communicatiemiddel worden uitgebracht gelijk worden.[6] Hoewel zulks niet expliciet uit de noodwet blijkt, dient mijns inziens met het oog op artikel 2:38 lid 7 BW te worden aangenomen dat de stemmen niet eerder dan op de 30^e dag voor de vergadering kunnen worden uitgebracht.

4. Gelegenheid tot het stellen van vragen voorafgaand aan de vergadering

De leden dienen tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid te worden gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld.[7] Deze vragen dienen uiterlijk tijdens de vergadering, al dan niet thematisch, beantwoord te worden op de website van de VvE of via een ander elektronisch communicatiemiddel dat toegankelijk is gemaakt voor de leden.[8]

Indien van bovenstaande regel wordt afgeweken, dan heeft dat overigens geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming die in de vergadering heeft plaatsgevonden, zo volgt uit artikel 24 jo. artikel 6 lid 4 Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid. Mijns inziens moet deze bepaling zodanig worden gelezen, dat als over een bepaald onderwerp vragen zijn gesteld, maar niet beantwoord, dit op zich niet automatisch leidt tot een ongeldig besluit. Het laat onverlet de mogelijkheid om een besluit ter vernietiging wegens strijd met de redelijkheid en billijkheid aan de kantonrechter voor te leggen indien onvoldoende informatie is verstrekt en hiermee de belangen van een belanghebbende zijn geschaad.

5. Gelegenheid tot het stellen van vragen tijdens de vergadering

Daarnaast dient het bestuur zich ervoor in te spannen dat tijdens de vergadering langs elektronische weg of anderszins nadere vragen kunnen worden gesteld, tenzij dit in het licht van de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevergd. De voorzitter van de vergadering mag daarbij een en ander nader bepalen in het belang van de orde van de vergadering, zoals dat op een fysieke vergadering ook al het geval is.[9]

Ook ten aanzien van deze regel is expliciet bepaald dat wanneer hiervan wordt afgeweken, het geen gevolgen heeft voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming die in de vergadering heeft plaatsgevonden.[10]

6. Fysiek bijeenkomen bestuur niet verplicht

Voor zover het splitsingsreglement van een VvE bepalingen aangaande het fysiek bijeenkomen van het bestuur de aan het bestuur toegekende bevoegdheden beperken of aan de goedkeuring van een ander orgaan of een derde onderwerpen, zijn deze bepalingen niet van toepassing.[11]

Looptijd tijdelijke wet

In beginsel vervalt de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid per 1 september 2020. Wel is er een mogelijkheid opgenomen om deze termijn telkens met twee maanden te verlengen. Er is derhalve op voorhand geen definitieve einddatum voor deze wet.

Conclusie

De spoedwet biedt besturen van VvE’s de mogelijkheid om de verplichte verslaglegging met een termijn van maximaal zes maanden te verlengen.

Op basis van lagere rechtspraak voor VvE’s bestond er al de mogelijkheid om via elektronische weg te vergaderen en te stemmen. De onzekerheid of deze uitleg van de wet bij hogere gerechtsinstanties stand zou houden, is nu in ieder geval tot 1 september a.s. weggenomen met behulp van deze spoedwet. De Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid geeft duidelijke regels voor beraadslaging en besluitvorming langs elektronische weg. Dit biedt dus niet alleen een oplossing voor spoedeisende kwesties binnen de VvE, maar voorkomt ook dat niet spoedeisende besluitvorming binnen de VvE onnodig stil komt te liggen. VvE’s, bestuurders en beheerders krijgen hierdoor hopelijk de ruimte om digitale vergader- en besluitvormingsprocessen op orde te brengen. Zo kunnen VvE beheerders eventuele achterstanden die de afgelopen weken zijn ontstaan hopelijk wegwerken en houden de VvE’s en haar leden grip op zaken.

Voetnoten

[1] Art. 32 lid 2 MR 1972, Art. 33 lid 2 MR 1983, Art. 33 lid 2 MR 1992, Art. 45 lid 2 MR 2006 en Art. 49.1 MR 2017.
[2] Hierbij werd aansluiting gezocht bij art. 2:38 lid 7 BW dat geldt voor Boek 2 verenigingen.
[3] Art. 2:38 lid 7 BW.
[4] Art. 24 jo. art. 6 lid 1 sub a Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid.
[5] Art. 24 jo. art. 6 lid 5 Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid.
[6] Art. 24 jo. art. 6 lid 6 Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid.
[7] Art. 24 jo. art. 6 lid 1 sub b Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid.
[8] Art. 24 jo. art. 6 lid 2 Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid.
[9] Art. 24 jo. art. 6 lid 3 Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid.
[10] Art. 24 jo. art. 6 lid 4 Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid.
[11] Art. 24 jo. art. 5 lid 4 Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid.