Administratieve Overlast: boete en doorbelasten kosten

Gerechtshof Amsterdam, 24 april 2018, ECLI:NL:GHAMS:2018:1390 – Een bewoner kan zich niet verenigen met de wijze waarop een project in de VvE is uitgevoerd en blijft het bestuur en de uitvoerende partij belasten met e-mails daarover. In totaal worden in een relatief korte periode meer dan 500 e-mails verstuurd, ondanks het feit dat de ALV het bestuur décharge heeft verleend voor de periode waarin het project is uitgevoerd en ondanks een meerderheidsbesluit van de ALV, waarin de ALV het verzoek die décharge te herzien van de hand wees. Vervolgens geeft de ALV een waarschuwing en wordt een boetebesluit genomen. Ook neemt de ALV een besluit dat erop neerkomt dat extra kosten die toerekenbaar zijn aan één lid, aan dat lid door de VvE kunnen worden doorbelast. Beide besluiten blijven in stand.

Administratieve overlast

Wat deze kwestie interessant maakt, is dat de VvE op twee wijzen effectief opkomt tegen wat aangeduid kan worden als ‘administratieve overlast’. Waar de reglementen met name lijken te wijzen op overlast in de vorm van hinderlijk gebruik van gemeenschappelijke en privé gedeelten, komt deze vorm van overlast in de reglementen niet expliciet aan de orde. In de praktijk komt het echter regelmatig voor, dat een eigenaar uit onvrede met het gevoerde beleid excessief veel administratieve lasten veroorzaakt voor het bestuur van de VvE, de beheerder, medebewoners, overheidsinstanties en leveranciers van de VvE. Door het voortdurend indien van verzoeken en klachten, kan het effectief besturen en beheren van de VvE ernstig belemmerd worden. Beheerders hebben hun werkzaamheden voor de VvE aangenomen op basis van een vast jaarlijks bedrag en zijn vaak genoodzaakt de extra uren die de afhandeling van dergelijke mails met zich brengt bij de VvE in rekening te brengen. In dit geval heeft de VvE het besluit genomen, dat elke bewoner tot maximaal één uur per jaar van de diensten van het beheerder gebruik mag maken, waarna deze kosten via de VvE bij de betreffende eigenaar in rekening worden gebracht. Dat besluit wordt niet als onredelijk beoordeeld oor het hof.

Grondslag doorbelasten extra kosten

In deze kwestie is MR 1973 van toepassing. Daarin is niets te vinden over het doorbelasten van extra kosten of van administratieve overlast. De grondslag van het besluit moet dan ook gevonden worden in de redelijkheid en billijkheid die de rechtsverhouding tussen de eigenaars beheerst. In MR 2017 zijn wel een bepalingen terug te vinden, op grond waarvan de kosten voor specifieke werkzaamheden door de VvE kunnen worden doorbelast aan de individuele eigenaar. Zo bepaalt onder meer artikel 15.1 MR 2017 dat de kosten van de berekening van de eigenaars- en gebruikerslasten, op verzoek van en voor rekening van de betreffende eigenaars plaatsvindt. Verder bepaalt artikel 49.2 MR 2017 bij toetreding, dat eventuele informatiekosten ten laste komen van de nieuwe eigenaar. In deze en andere bepalingen wordt een koppeling tussen de kosten en het profijt van een individuele eigenaar verondersteld, zodat deze kosten uitsluitend voor rekening komen van de eigenaar die er profijt van heeft.

Echter, die koppeling is niet in alle gevallen aanwezig. Wanneer een eigenaar informatie opvraagt in de vorm van inzage in de administratie van de VvE, dan zal het motief daarvan doorgaans controle op het gevoerde beleid en de financiële administratie zijn. Mits proportioneel, is een dergelijke actie in het belang van de gemeenschap van eigenaars als geheel. Het recht op inzage heeft zowel een preventieve als repressieve functie. Het beoogt misstanden te voorkomen en repareren. Gebruikmaking van dat recht kan dan mijns inziens niet belast worden met extra kosten. Hooguit kunnen de kosten van het verstrekken van kopieën aan de eigenaar worden doorbelast. Vergelijk ook artikel 58.1 MR 2017, waar het inzagerecht zelf onbelast en voor elke eigenaar gegarandeerd wordt.

Er is dus een onderscheid te maken tussen het wel of niet doorbelasten van kosten. Enkel individueel profijt en administratieve overlast kunnen redenen zijn af te wijzen van de hoofdregel, dat de administratiekosten van de VvE gemeenschappelijk zijn. In de hier behandelde kwestie lijkt het erop dat één eigenaar de VvE wenst te controleren. Dat gebeurt kennelijk niet per se uit eigenbelang, maar uit onvrede met het door de VvE gevoerde beleid. Dat enkele gegeven kan dus niet leiden tot het doorbelasten van alle daarmee gemoeide kosten. Het hof komt hier echter toch tot dat oordeel, omdat de grens van het redelijke klaarblijkelijk overschreden wordt in dit geval. Het hof motiveert dat door te verwijzen naar de décharge en het afwijzend besluit de kwestie te herzien. De zaak is ruimschoots afgewikkeld en de eigenaar heeft kansen rechtsmiddelen aan te wenden onbenut gelaten, zo blijkt uit de feiten. Daarna toch doorgaan op een dergelijke intense wijze, wordt als onredelijk en zelfs onrechtmatig beschouwd en geeft de VvE hier het recht zowel het boetebesluit te nemen als het besluit te nemen de extra kosten door te belasten.

Daarbij neemt de VvE het besluit kosten door te belasten aan álle eigenaars en dus niet slechts aan de eigenaar die het besluit door zijn gedrag noodzakelijk maakt. Ook dat is van belang bij de beoordeling van de redelijkheid van het besluit extra kosten door te belasten. Daarmee wordt voorkomen dat het besluit als verkapt boetebesluit zou kunnen worden aangemerkt, waarvoor bijzondere bepalingen gelden.

Communicatieprotocol

In aanvulling op de hier door de VvE gehanteerde middelen wijs ik nog op de ongelijkheid van het vaststellen van een communicatieprotocol, dat als onderdeel van het huishoudelijk reglement kan worden vastgesteld. Een dergelijke protocol is eveneens generiek van aard. Daarin kunnen voorschriften worden verbonden aan de wijze, frequente en omvang van communicatie met het bestuur en de beheerder, alles ter bevordering van een efficiënt VvE beheer en het voorkomen van administratieve overlast. Denkbaar is, dat één vast emailadres opengesteld wordt, zodat mails aan allen met alle bestuurders en de beheerder inde cc worden voorkomen, dat een maximum aan het aantal te verzenden mails in een bepaalde periode wordt verbonden en dat bepaald wordt, dat behoudens spoedeisende gevallen binnen 6 weken gereageerd wordt.

Contactverbod

Werken al deze middelen niet of niet afdoende, dan rest de weg van een contactverbod dat in kort geding op straffe van dwangsommen kan worden afgedwongen. Dat is naast ontzegging van het recht op gebruik van de privé gedeelten het meest vergaande middel dat de VvE en haar medebewoners ter beschikking staat. En ook dat zijn in de regel slechts tijdelijke maatregelen, waarvan na verloop van tijd om opheffing verzocht kan worden. (1)

Digitaal doseren 

Om de VvE efficiënt te beheren is vereist dat de eigenaars het benaderen van de beheerder en/of het bestuur van de VvE doseren. Het verzenden van e-mails, waarin vaak aanzienlijke teksten worden gekopieerd, het versturen van cc aan alle overige betrokkenen en het in andere bewoordingen frequent herhalen van dat alles is in deze digitale tijd betrekkelijk eenvoudig en vergt niet of nauwelijks investeringen. In deze en andere uitspraken klinkt door, dat de rechtspraak begrip toont voor de wens van de VvE grenzen te kunnen stellen aan administratieve overlast en deze te kunnen handhaven.

Volledige uitspraak: Gerechtshof Amsterdam 24 april 2018, ECLI:NL:GHAMS:2018:1390

(1) Zie ook de bijdrage ‘Contactverbod VvE-lid mogelijk, mits ‘proportioneel’, naar aanleiding van Rechtbank Amsterdam 26 april 2017, ECLI:RBAMS:2017:2897.