Bestuur roept tijdig ALV bijeen op verzoek leden; besluiten eerdere vergadering buiten bestuur om vernietigd

Rechtbank Zeeland-West-Brabant 30 oktober 2017, ECLI:NL:RBZWB:2017:7251 – Het reglement bepaalt dat indien een door eigenaars verlangde vergadering niet door het bestuur wordt bijeengeroepen op een zodanige termijn, dat de verlangde vergadering binnen een maand na ontvangst van het verzoek wordt gehouden, verzoekers bevoegd zijn zelf een vergadering bijeen te roepen. Verzoekers hebben eerst verzocht een aantal punten te agenderen voor de reguliere ALV, waar de punten niet aan de orde zijn geweest. Vervolgens roepen verzoekers het bestuur op een buitengewone ALV  te houden op een door hen genoemde datum en tijd. Op dat tweede verzoek plant het bestuur inderdaad binnen de gestelde termijn een ALV, met een agenda die de door verzoekers vermelde vergaderpunten weergeeft, zij het niet op de door verzoekers gemelde datum. Bij de oproeping geeft het bestuur bovendien háár visie op de door verzoekers voorgelegde agendapunten. De verzoekers zijn daarvan niet gediend en houden toch een vergadering op de datum die door hen aan het bestuur was voorgesteld. Tijdens die vergadering, die zonder medewerking van het bestuur plaatsvindt, wordt een aantal besluiten genomen. Dat kan niet. De besluiten, die tijdens die vergadering buiten bestuur genomen zijn, worden vernietigd, omdat de ALV bijeengeroepen is in strijd met het reglement. Aan het eind van deze bijdrage betoog ik, dat sprake is van nietigheid in plaats van vernietigbaarheid. 

In casu is sprake van een serviceflat (1), met een bijzonder reglement. Bepalingen op grond waarvan leden zelf bevoegd zijn een ALV bijeen te roepen als het bestuur dat niet tijdig doet, zijn evenwel in alle modelreglementen opgenomen, zie onder meer artikel 45 lid 4 MR 2006.

Dat het bestuur bij de door haar uitgeroepen ALV haar visie op de voorgelegde agendapunten kenbaar maakt en zelf een datum vaststelt, leidt er niet toe niet dat verzoekers toch het recht zouden hebben een eigen ALV buiten het bestuur bijeen te roepen. Een en ander leidt wellicht tot de indruk bij verzoekers, dat een onevenwichtige weergave van zaken wordt voorgehouden aan de leden, waarbij het bestuur vooruitlopend op de ALV tracht de stemmen op de voorgedragen besluiten te beïnvloeden in haar voordeel. Los van de vraag of een zorgvuldig handelend bestuur daartoe zou moeten overgaan zonder tevens voldoende ruimte te geven voor de zienswijze van de verzoekers maakt deze communicatie strategie nog niet, dat de door het bestuur uitgeroepen vergadering niet rechtsgeldig zou zijn, waardoor verzoekers zelf een ALV bijeen zouden kunnen roepen, aldus de kantonrechter. Volgt vernietiging van alle besluiten die tijdens de ALV buiten het bestuur om zijn genomen.

Fair play, hoor en wederhoor

De rechtszekerheid in de VvE vergt duidelijkheid over wat wel en wat niet als een rechtsgeldig bijeengeroepen ALV moet worden beschouwd. Immers, alle leden onder wie degenen die afwezig zijn, zijn gebonden aan de daar genomen besluiten. Toch moet hier een kritische kanttekening worden gemaakt. De leden die verzoeken om een ALV hebben daartoe het recht op grond van het reglement. Zij hebben ook het recht om daarin de door hen gewenste agenda aan de leden voor te houden. Zeker wanneer de agendapunten en voorliggende besluitvorming het handelen of nalaten van het bestuur zelf betreffen, is de neiging van het bestuur haar zienswijze reeds bij de uitnodiging kenbaar te maken begrijpelijk en ook niet onrechtmatig te noemen. Echter, het bestuur dient er bij het uitroepen van de vergadering mijns inziens wel voor te waken, dat niet een eenzijdig beeld geschetst wordt van de voorliggende materie. Wanneer het bestuur de ALV voorzit (dat is doorgaans het geval tenzij de ALV gebruik maakt van het recht een voorzitter buiten het bestuur aan te wijzen), en het bestuur tijdens de ALV de volgorde van de agenda en spreektijd bepaalt, kan bij de verzoekers om de ALV de indruk ontstaan, dat hen geen redelijke mogelijkheid geboden wordt te vergaderen. Zij zullen stellen, dat hen langs deze weg geen redelijke mogelijkheid geboden is hun agendapunten aan de overige leden voor te leggen, daarover te vergaderen en besluiten te nemen. Het bestuur vertegenwoordigt alle leden, ook de opposanten; de ALV is het hoogste orgaan in de VvE. De ALV heeft in zoverre een toezichthoudende en controlerende rol ten opzichte van het bestuur. Een bestuur dat zich geconfronteerd ziet met kritiek vanuit de leden, doet er mijns inziens verstandig aan de ALV voldoende ruimte te geven daarover te debatteren naar de eisen van fair play en hoor en wederhoor. Het bestuur dient zich daarbij dienstbaar aan de leden op te stellen en zich mijns inziens zoveel mogelijk te onthouden van het trachten te beïnvloeden van die discussie langs procedurele wegen. Het bestuur dat de grenzen van de redelijkheid en billijkheid overschrijdt maakt in haar pogingen haar kennelijke opposanten het effectief vergaderen te belemmeren, stelt zich mijns inziens zelf bloot aan verzoeken tot vernietiging van de als gevolg van onaanvaardbare beïnvloeding tot stand gekomen besluiten.

Nietig of vernietigbaar? 

Interessant is nog de gedachte wat de status zou zijn van de besluiten uit de ‘vergadering buiten bestuur’ indien géén verzoek tot vernietiging zou zijn ingediend tegen deze besluiten. Stel dat wel een eventueel quorum gehaald wordt tijdens de vergadering buiten bestuur en overigens ook de overige formaliteiten acht genomen zijn, en er wordt geen verzoek tot vernietiging ex artikel 5:130 BW ingediend, wat is dan de status van de daar genomen besluiten? Is de VvE dan toch gebonden aan die besluiten, ook al vindt de vergadering plaats buiten medewerking van het bestuur? Ik zou menen van niet. Immers, in dat geval zou als gevolg van omzeiling van het reglement het procesinitiatief gedwongen verschuiven naar degenen, die het niet met de gang van zaken eens zijn. Dat zou een reden kunnen zijn om bewust in strijd met de regels een ALV buiten het bestuur bijeen te roepen en daar besluiten te nemen. Zo beredeneerd is het dan ook de vraag of vernietiging van de besluiten zoals hier uitgesproken wel de juiste sanctie is. In een ALV die niet door het bestuur bijeengeroepen is, kunnen – behoudens de hier behandelde uitzondering – mijns inziens überhaupt geen rechtsgeldige besluiten genomen worden. De daar genomen besluiten zijn non existent, nietig dus. Vergelijk de regeling in artikel 37 lid 5 en 38 lid 5: ‘in een vergadering, waarin minder dan de helft van het aantal stemmen kan worden uitgebracht, kan geen geldig besluit worden genomen.’ Kortom, het niet voldoen aan de quorumeis wordt beschouwd als een gebrek dat in strijd is met een materiële bepaling in het reglement en is daarmee nietig ex artikel 2:14 lid 1 BW. Dezelfde norm (rechtszekerheid voor de leden) ligt in essentie ten grondslag aan de eis dat elke ALV door het bestuur bijeen geroepen moet worden. De geschonden norm betreft tenslotte niet zozeer het nemen van besluiten zelf, waar artikel 5:130 jo 2:15 lid 1 sub a BW op doelt, maar het bijeenroepen van een geldige ALV waarin vervolgens besluiten worden genomen. Schending van dat voorschrift zou ook zo beredeneerd vallen onder de reikwijdte van artikel 5:129 jo 2:14 BW en dus in nietigheid in plaats van vernietigbaarheid moeten resulteren.(2)

Volledige uitspraak: Rechtbank Zeeland-West-Brabant 30 oktober 2017, ECLI:NL:RBZWB:2017:7251

(1) Zie over de perikelen in serviceflat ook Hof Den Bosch 19 april 2016, ECLI:NL:GHSHE:2016:1515, ook met noot op VvERecht.nl
(2) Zie over het verschil nietig vs. vernietigbaar ook de bijdrage: ‘Alle VvE zaken naar de sector kanton en nietigheid bij verzoekschrift