Procesbesluiten VvE: wat kan wel, wat kan niet?

Tussen de eigenaars van de appartementen en E. B.V. zijn koop-/aannemingsovereenkomsten gesloten voor de bouw van een appartementencomplex. Het complex is op 7 april 2005 opgeleverd. De VvE A. I is de overkoepelende VvE, VvE A. II is bevoegd ten aanzien van de gemeenschappelijke delen van het complex in de parkeerkelder, VvE A. III is bevoegd ten aanzien van de gemeenschappelijke delen van het complex op de begane grond, beperkt tot de gemeenschappelijke delen van het kantoor van C.. VvE A. IV is bevoegd ten aanzien van de overige gemeenschappelijke delen van het complex. De VvE’s stellen dat E. haar verplichtingen uit de koop-/aannemingsovereenkomsten niet is nagekomen door het werk met de nodige gebreken op te leveren. E. heeft gemotiveerd verweer gevoerd tegen deze vordering. Zij stelt onder meer dat een geldig procesbesluit ontbreekt.

Artikel 41 lid 4 van het Modelreglement bij splitsing in appartementsrechten (1992, verder: het splitsingsreglement) bepaalt – voor zover hier van belang – dat het bestuur de machtiging van de vergadering behoeft voor het instellen van rechtsvorderingen.

De VvE’s stellen, onder verwijzing naar door hen overgelegde notulen, dat tijdens de vergadering van 2 mei 2013 machtiging is verleend om tot afkoop met E. te komen en, als deze afkoop niet lukte, om tot een arbitrageprocedure over te gaan.

Zoals ook E. stelt, volgt uit deze notulen niet dat aan de eisen van het splitsingsreglement is voldaan. Zo blijkt uit de notulen niet dat de daarin opgenomen besluiten met het vereiste quorum (volstrekte meerderheid van stemmen als bedoeld in artikel 37 lid 1 van het splitsingsreglement) zijn genomen. Evenmin blijkt hieruit duidelijk dat de machtiging gericht is op het instellen van de rechtsvordering. Het kopje van het deel van de notulen waarnaar de VvE’s verwijzen luidt: “verlenen machtiging aan het bestuur tot het aangaan van een overeenkomst met B. inzake afkoop van herstel van gebreken”. Weliswaar staat in de tekst daaronder dat arbitrage volgt als partijen niet tot een overeenkomst komen, maar slechts voor het aangaan van de afkoopregeling met E. wordt met zoveel woorden een machtiging verleend en niet voor het voeren van de procedure.

Naar aanleiding van het bovenstaande hebben arbiters de VvE’s in de gelegenheid gesteld om bij akte (nader) bewijs te leveren van hun stelling dat het bestuur van de VvE’s is gemachtigd tot het voeren van de onderhavige procedure.

Hierop hebben de VvE’s notulen van vergaderingen van 28 april 2014 van drie VvE’s overgelegd, waaruit naar hun mening naar voren komt dat de vergadering heeft ingestemd met deze procedure bij de Raad.

In artikel 40 van het splitsingsreglement is bepaald dat van het verhandelde in de vergadering, tenzij hiervan een notarieel procesverbaal wordt opgemaakt, onderhandse notulen worden gehouden, die worden vastgesteld in dezelfde of de eerstvolgende vergadering en als blijk daarvan door de voorzitter worden ondertekend. E. wijst er terecht op dat de notulen niet door de voorzitter zijn ondertekend. Uit de notulen blijkt evenmin dat deze tijdens dezelfde vergadering zijn vastgesteld en ook een verslag van een andere vergadering, waarin de notulen van de vergadering van 28 april 2014 worden vastgesteld, ontbreekt. Evenmin is er een notarieel procesverbaal overgelegd. Gelet op de betwisting van E. is dan ook niet vast komen te staan dat sprake is van een rechtsgeldig procesbesluit. Dat, zoals de VvE’s aanvoeren, het niet ondertekenen van de notulen een gebruikelijke werkwijze is bij de VvE’s en dat de notulen nooit door de voorzitter zijn ondertekend, maakt dat niet anders.

De VvE’s stellen in dit verband ook dat het ondertekeningsvereiste in artikel 40 van het reglement is opgenomen ter bescherming van de VvE’s tegen een beroep van een bepaalde appartementseigenaar op de omstandigheid dat een bepaald in de notulen opgenomen besluit niet is genomen of anderszins luidt. Zij stellen zich op het standpunt dat het handtekeningvereiste slechts interne en geen externe werking heeft. E. kan op het ontbreken van de handtekening dan ook geen beroep doen, aldus de VvE’s.

Arbiters volgen de VvE’s hier niet in. E. moet kunnen controleren of er rechtsgeldig is besloten om de VvE’s te machtigen tot het voeren van de onderhavige procedure.

E. voert verder ook terecht aan dat uit de notulen blijkt dat de besluitvorming voor een groot deel door volmachtverlening tot stand is gekomen, dat volmachtverlening schriftelijk moet worden verleend, wat ter vergadering moet worden vastgesteld en vastgelegd. Hiervan blijkt ook niets uit de notulen en de VvE’s zijn op dit verweer ook niet ingegaan.

Uit de overgelegde stukken kan dan ook niet worden afgeleid dat de vergadering de VvE’s heeft gemachtigd tot het voeren van de onderhavige procedure.

De VvE’s hebben tevens een machtiging overgelegd (met betrekking tot A. III), met de volgende inhoud: “Hierbij verklaart C. machtiging te verlenen tot het bij de Raad van Arbitrage voor de Bouw aanhangig maken van het geschil met B. inzake een afkoopsom voor bestaande gebreken aan het complex A., gelegen aan de E. te X.”. In de machtiging staat niet wie wordt gemachtigd en de machtiging is ook niet ondertekend. Deze kan dan ook niet worden gezien als een machtiging op grond waarvan de VvE’s de onderhavige procedure kunnen voeren.

De VvE’s hebben ten slotte lijsten met handtekeningen overgelegd van de leden van de VvE’s waaruit naar hun opvatting blijkt dat alle leden ook achteraf instemmen met het voeren van deze procedure bij de Raad.

Anders dan E. zijn arbiters van oordeel dat artikel 3:69 lid 3 BW er niet aan in de weg staat om het gebrek van het ontbreken van een rechtsgeldig procesbesluit achteraf te helen. Op grond van genoemd artikellid heeft een bekrachtiging van een rechtshandeling geen gevolg, als op het tijdstip waarop de bekrachtiging plaatsvindt, de wederpartij al te kennen heeft gegeven dat zij de handeling wegens het ontbreken van de volmacht als ongeldig beschouwt. Deze bepaling beschermt de wederpartij van een pseudogevolmachtigde tegen binding aan een door die pseudogevolmachtigde tot stand gebrachte rechtshandeling: de wederpartij kan terugtreden met als gevolg dat de binding aan de rechtshandeling definitief vervalt en niet meer tot stand kan worden gebracht door bekrachtiging. Bij het aanhangig maken van een procedure is er echter geen sprake van een rechtshandeling die de wederpartij jegens de (pseudo)volmachtgever bindt. Slechts de uitspraak van de rechter of het scheidsgerecht bij wie het geschil aanhangig is gemaakt bindt de wederpartij. Om te voorkomen dat tussen de wederpartij en de pseudovolmachtgever op grond van de uitspraak binding ontstaat, kan de wederpartij het verweer voeren dat geen sprake is van een toereikende volmacht, maar artikel 3:69 lid 3 BW is op deze situatie niet van toepassing. Er is geen rechtsregel die het als-nog verlenen van een volmacht voor het voeren van de onderhavige procedure blokkeert.

E. stelt vervolgens dat ook de handtekeningenlijst niet voldoet aan de daaraan door het splitsingsreglement gestelde eisen.

In artikel 37 lid 4 van het splitsingsreglement is bepaald dat met een besluit van de vergadering gelijk staat een voorstel, waarmee alle eigenaren schriftelijk hun instemming hebben betuigd. Zoals de VvE’s zelf al opmerken, is de door hen overgelegde lijst niet door alle eigenaren ondertekend. Ook is onduidelijk of op de lijst de namen van alle eigenaren zijn vermeld. Ook op grond hiervan kan dus niet worden afgeleid dat een rechtsgeldig procesbesluit is genomen.

Slechts van de VvE A. III is het vereiste aantal handtekeningen, namelijk één, namens de C., die alle stemmen in één hand heeft. Echter, aangezien de handtekeningenlijst ongedateerd is, is niet duidelijk of de gemachtigde van C. deze lijst heeft ondertekend nadat hij op 7 januari 2016 daartoe gemachtigd was, of al daarvoor. Ook ten aanzien van deze VvE staat dus niet vast dat een rechtsgeldig procesbesluit is genomen.

De VvE’s hebben ten slotte aangeboden te bewijzen dat een rechtsgeldig besluit is genomen door het horen van een aantal met name genoemde getuigen waaronder de voorzitter, de penningmeester en de secretaris van de VvE’s. Deze kunnen verklaren over de gang van zaken binnen de VvE en de totstandkoming van het procesbesluit. Dit op het allerlaatste moment in de procedure gedane aanbod passeren arbiters als zijnde tardief. Daarbij overwegen arbiters ook dat de wijze waarop een procesbesluit tot stand moet komen is beschreven in het splitsingsreglement: er moet sprake zijn van schriftelijk bewijs in de vorm van vastgestelde notulen, een notarieel vastgelegd proces-verbaal of een voorstel waarmee alle eigenaren schriftelijk hebben ingestemd. Een getuigenverklaring kan daar niets aan toevoegen.

Scheidsgerecht: ir. J.W.G.M. Kraak, A. Rongen, Architect AVB-BNA en ing. N.T.J. Bolten
Gemachtigde eisers, de VvE’s: mr. D.S. Muller
Gemachtigde verweerster, E: mr. M. Asperen – van Dijk en mr. B. van de Kam
Bron: RvA 8 augustus 2016, No. 35.059