Op grond van de meeste modelreglementen is het bestuur verplicht aan iedere eigenaar alle inlichtingen te verstrekken betreffende de administratie welke de eigenaar mocht verlangen. Verder is het bestuur verplicht die eigenaar op zijn verzoek inzage te verstrekken van alle op die administratie en dat beheer betrekking hebben boekenregisters en bescheiden. Regelmatig wordt een beroep op dit artikel gedaan. Met name in VvE’s met complexere administratie kan dat leiden tot complicaties. De vraag is hoe dit beding in de praktijk moet worden toegepast.
In welke vorm moet de informatie en inzage worden verstrekt?
Allereerst is het de vraag of iedere eigenaar met een beroep op dit artikel kan verlangen dat digitaal of op papier afschriften worden verstrekt van de administratie van de VvE. Dat blijkt niet het geval te zijn. In zijn arrest van 22 april 2014 heeft het Gerechtshof te Amsterdam een oordeel gegeven over de reikwijdte en toepassing van artikel 46 lid 1 Modelreglement 1983.
Het Hof is van oordeel dat het betreffende artikel grammaticaal moet worden uitgelegd. Die bepaling naar de letter en context genomen, noopt volgens het Hof niet tot het ter beschikking stellen aan eigenaren van een afschrift van de stukken. De omschrijving van het woord “verstrekken” kan gelet op de inhoud van voornoemde bepaling die in de aanhef van dit artikel is genoemd in relatie tot de woorden van “inlichtingen” en “van inzage” niet leiden tot het oordeel dat daadwerkelijk kopieën of afschriften moeten worden verstrekt.
Dat betekent dat het verstrekken van inzage kan geschieden door op afspraak een eigenaar toegang te verlenen tot de ruimte waarin de papieren administratie voorhanden is dan wel door die eigenaar toegang tot een computer te geven waarop die inzage kan worden verkregen, al dan niet onder begeleiding van de beheerder/administrateur die des verzocht namens de VvE uit de digitale administratie de verlangde bescheiden ter inzage verstrekt.
Wat behoort tot ‘de administratie’?
Een andere vraag die regelmatig voorkomt, is hoever het begrip “administratie” reikt. Moet daartoe worden gerekend alle schriftelijke informatie die de VvE betreft, of is een beperkte uitleg van dat begrip noodzakelijk? En mag het bestuur ervoor kiezen een bepaalde informatie die wel tot de administratie behoort toch niet ter beschikking stellen omdat andere, zwaarwegende belangen zich daartegen verzetten? Stel dat een VvE personeel zoals een huismeester in dienst heeft. Is elke eigenaar in dat geval gerechtigd tot inzage in de arbeidsovereenkomsten en het personeelsdossier? Strikt genomen zou dit dossier kunnen worden gerekend tot de administratie van de VvE, maar tegelijkertijd is ook het privacy belang van de werknemer in het geding. Hetzelfde geldt voor inzichten in achterstallige debiteuren. Is het bestuur van de VvE gehouden alle overzichten en inzichten met betrekking tot wanbetalende VvE-leden te verstrekken op verzoek van elke eigenaar of kan het bestuur van de VvE volstaan met het doen van een opgave van de totale achterstallige verenigingsbijdrage verdeeld over het aantal appartementen dat een betalingsachterstand heeft?
Om deze vragen te kunnen beantwoorden moet allereerst het begrip ‘administratie’ worden uitgelegd. Wanneer dit begrip grammaticaal wordt uitgelegd dan volgt uit de omschrijving “alle inlichtingen betreffende de administratie” en “alle op de administratie betrekking hebbende boeken, registers en bescheiden” dat indien sprake is van boeken, registers en bescheiden welke tot de administratie behoren deze zonder uitzondering aan ieder lid ter inzage dienen te worden verschaft.
De term “administratie” is niet gedefinieerd in de Modelreglementen. Van Dale definieert het woord “administratie” als beheer van stukken. Een zuiver taalkundige uitleg geeft daarmee onvoldoende invulling aan de vraag wat tot administratie behoort. Immers, welke stukken door de VvE beheerd dienen te worden, wordt er niet door verduidelijkt. Administratie in de zin van beheer van boeken, registers en bescheiden gaat naar mijn mening niet zover dat elk contact tussen leden, derden en organen van de VvE tot de administratie van de VvE zou moeten behoren.
Inzagerecht in relatie tot andere artikelen en de wet
Nu een grammaticale uitleg mijns inziens geen antwoord geeft op de hiervoor beschreven vraag, dient de context van het artikel (41 lid 6 Modelreglement 1983) te worden gelezen in relatie tot overige bepalingen van het reglement en de wet. Het bestuur beheert op grond van artikel 40 lid 3 de middelen van de VvE. Op grond van artikel 5:124 lid 3 juncto 2:10 BW rust op het bestuur van de VvE een boekhoudplicht. Artikel 2:10 lid 1 BW geeft de minimum vereisten waaraan de administratie van de VvE dient te voldoen
Het bestuur is verplicht de vermogenstoestand van de rechtspersoon en van alles betreffende de werkzaamheden van de rechtspersoon, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend.
Uit deze wettelijke taakomschrijving, waarvan niet wordt afgeweken in het Reglement van Splitsing volgt dat de administratie zodanig dient te zijn dat daaruit te allen tijde de rechten en plichten van de rechtspersoon kunnen worden gekend. Uit die administratieplicht vloeit derhalve niet voort dat alle denkbare correspondentie tussen organen van de VvE en derden tot de wettelijke administratieplicht van het bestuur behoort. Die stukken en bescheiden welke leiden tot feitelijke en/of rechtsgevolgen voor de VvE en de leden die zij vertegenwoordigt dienen op grond van artikel 2:10 BW in elk geval tot de administratie van de VvE te behoren.
Meest aannemelijke gevolgen
Wanneer ook uit de context van het inzagerecht in relatie tot de overige bepalingen van het reglement nog niet op eenduidige wijze kan worden bepaald welke stukken wel en welke niet tot de administratie van de VvE dienen te behoren dan kan aandacht worden besteed aan de meest aannemelijke gevolgen van een bepaalde uitleg. Uit de hiervoor aangegeven kaders kan worden afgeleid dat tot de administratie tenminste moet behoren alle stukken en bescheiden waaruit de rechten en plichten van de VvE kunnen worden gekend. De wetgever geeft derhalve geen absolute opgave om al hetgeen ten aanzien van de VvE op schrift gesteld is tot de administratie te doen behoren.
Als het bestuur of de beheerder ervoor kiest om bepaalde stukken niet aan de administratie toe te voegen en de administratie is zodanig, dat deze voldoet aan de wettelijke eis, dan vallen de niet toegevoegde stukken evenmin onder het inzagerecht, nu dat beperkt is tot het begrip administratie. Niettemin spreken de bepalingen in de modelreglementen van ‘alle inlichtingen betreffende de administratie’ hetgeen een ruimere toepasselijkheid doet vermoeden.
Bij nadere uitleg dient aandacht te worden besteed aan de meest aannemelijke gevolgen van de een bepaalde uitleg. In dat verband wijs ik op de andere verplichtingen van het bestuur en de taken van het bestuur en de overige organen van de VvE. Zo is het bestuur verplicht tot jaarlijkse verslaglegging, is het bestuur bevoegd tot handhaving over te gaan en is het bestuur bevoegd de vereniging te vertegenwoordigen. Daarnaast is er een verplichte accountantscontrole of kascontrolecommissie ingesteld en is de algemene ledenvergadering bevoegd bestuurders te benoemen en te ontslaan. Anderzijds beheert het bestuur het vermogen van de VvE en zijn de eigenaren hoofdelijk aansprakelijk voor exploitatietekorten in de VvE op grond van artikel 5:113 BW.
Uit deze bepalingen onderlinge samenhang bezien volgt mijns inziens, dat het inzagerecht een vergaande bevoegdheid van de eigenaars betreft, maar dat bestuur een zekere discretionaire bevoegdheid toekomt bij de uitvoering van haar taken. Inherent aan het uitoefenen van deze bevoegdheid is dat het bestuur, zeker indien het uit meerdere personen is samengesteld, vrij moet kunnen beraadslagen over de door haar te nemen besluiten. Wanneer al hetgeen omtrent die beraadslagingen en alle informatie welke zij in dat kader van derden inwint zonder meer tot de administratie van de VvE zou moeten worden gerekend en het inzagerecht mede daarop betrekking zou hebben, dan zou daardoor het effectief besturen van de VvE belemmerd kunnen worden. Gelet op de statutaire vertegenwoordiging van het bestuur van alle leden van de VvE lijkt dat niet de bedoeling zijn.
Daarin vind ik tevens een aanknopingspunt dat de meest aannemelijke uitleg van het begrip administratie welke in overeenstemming is met artikel 2:10 lid 1 BW. Dat wil zeggen dat alle stukken betreffende feitelijke of rechtshandelingen van organen van de VvE, of stukken welke betrekking hebben op het naleven van bestaande verplichtingen in de VvE tot de administratie van de VvE behoren. Daarnaast geldt ook in dat geval dat het bestuur in bijzondere gevallen (zoals bijvoorbeeld het personeelsdossier of ingeval de Wet Bescherming Persoonsgegevens geldt) ervoor moet kunnen kiezen of zelfs gehouden kan zijn om bepaalde informatie geheim te houden en slechts de beknopte, zakelijke inhoud van de betreffende informatie ter inzage te verstrekken.
Inzagerecht is niet alomvattend.
Nadere invulling van het begrip administratie bij de toepassing van het inzagerecht leert, dat dat recht niet alomvattend is en dat het bestuur telkens een afweging kan maken over welke informatie zij in welke vorm ter inzage verstrekt. Daarbij dient het bestuur steeds zoveel mogelijk te handelen naar de strekking van het beding, te weten het berderen van een transparant VvE beheer. Daarnaast staat vast dat met de inzageverstrekking niet is bedoeld dat ook daadwerkelijk een afschrift van de administratie ter beschikking wordt gesteld.
