Inzage offertes onderhoudswerkzaamheden

Rechtbank Noord-Holland, sector kanton | 5 juni 2013 | LJN: CA3797 – Besluit tot weigering inzage van appartementseigenaar in alle ontvangen offertes ten behoeve van onderhoudswerkzaamheden, waaronder de afgewezen offertes, is in strijd met splitsingsreglement en vernietigbaar.

Vereniging van Eigenaars Burgemeester van Fenemaplein 3-23 te Zandvoort (hierna: ‘de VvE’) kent naast een bestuurder, drie klankbordgroepen en de Raad van Beleidsontwikkeling en Toezicht (hierna: ‘RBT’). Tijdens de Algemene ledenvergadering van de VvE op 31 augustus 2011 is unaniem een protocol technische zaken vastgesteld. Het protocol komt er samengevat op neer dat er bij te plegen onderhoud door de beheerder gezamenlijk met maximaal drie appartementseigenarenvertegenwoordigers offertes bij drie verschillende ondernemingen zullen worden opgevraagd. Na ontvangst van de offertes wordt vervolgens door de RBT, de beheerder en maximaal drie appartementseigenarenvertegenwoordigers besloten wie het onderhoud mag uitvoeren.

Op de Algemene ledenvergadering van 7 juni 2012 staan onderhoudswerkzaamheden op de agenda. Twee van de appartementseigenaren (hierna: ‘eisers’) vragen op de vergadering om inzage in de drie offertes. Een vertegenwoordiger van de RBT geeft op het verzoek van eisers de volgende reactie:

De beoordeling van de offertes wordt gedaan door de RBT waarvan de leden door de VVE vergadering worden gekozen en de bestuurder. Offertes zijn dure en vertrouwelijke stukken. Een offerte blijft vertrouwelijk en eigendom van aanbieders tot een offerte is “gekocht” c.q. heeft geleid tot een opdracht. Afgewezen offertes worden niet openbaar. Ze worden teruggestuurd naar de aanbieders. Alle eigenaren kunnen de uiteindelijk gekozen offerte inzien. Die is openbaar voor de VVE leden.

De Algemene ledenvergadering besluit ook om eisers geen inzage in de afgewezen offertes te verschaffen. De offerte die heeft geleid tot de opdracht mag wel door eisers worden ingezien.

Eisers zijn het hiermee niet eens en verzoeken bij de kantonrechter onder andere om vernietiging van de besluiten tot het gunnen van de opdracht en het weigeren van inzage in de afgewezen ontvangen offertes. Eisers geven hierbij aan dat er door de gang van zaken binnen de VvE geen controle mogelijk is op het bestuur en/of de RBT door de leden van de VvE. Tevens beroepen eisers zich op artikel 31 lid 5 van het splitsingsreglement, welke luidt als volgt:

De administrateur is verplicht aan iedere eigenaar alle inlichtingen te verstrekken betreffende de administratie van het gebouw en het beheer van de fondsen, welke de eigenaar mocht verlangen, en hem op zijn verzoek inzage te verstrekken van alle op die administratie en dat beheer betrekking hebbende boeken, registers en bescheiden.

De VvE verweert zich tegen de vordering van eisers door onder andere te stellen dat het besluit tot het gunnen van een opdracht redelijk en billijk tot stand is gekomen, omdat de weigering tot het geven van inzage in de afgewezen offertes steunt op een door de VvE vastgesteld protocol en op afspraken met aanbieders. De VvE stelt dat zij hiermee de besluitvorming en inzage in alle ontvangen offertes heeft overgedragen aan de bestuurder, de drie klankbordgroepen en de RBT. Voorts stelt de VvE dat de relatie tussen de VvE als opdrachtgever en de aannemers als aanbieders beheerst wordt door vertrouwelijkheid door de offertes van de aanbieders niet te gebruiken in de onderhandelingen met concurrerende aanbieders. Weigering van de inzage aan eisers is volgens de VvE daarom niet onredelijk of onbillijk.

De kantonrechter is het niet met de VvE eens en overweegt als volgt:

6. Naar het oordeel van de kantonrechter vallen onder de definitie van ”bescheiden” in genoemd artikel 31 lid van het reglement van Splitsing ook offertes die betrekking hebben op noodzakelijk herstel van het gebouw en de darmee gepaard gaande fondsen. Het is in het belang van de leden van de VvE dat ook dergelijke stukken kunnen worden ingezien door de leden met het oog op de uit te oefenen controle van de administrateur.

7. Het feit dat de VvE de besluitvorming en inzage heeft overgedragen aan de bestuurder, drie klankbordgroepen en de RBT brengt niet met zich dat aan [eisers] geen inzage van de offerte behoeft te worden toegestaan. Uit de notulen noch uit het onderhavige protocol blijkt immers dat die inzage met instemming van de Algemene Ledenvergadering en in afwijking van artikel 31 lid 5 van het Reglement van Splitsing is uitgesloten.

Gelet op het bovenstaande komt de kantonrechter tot de conclusie dat de besluiten strekkende tot weigering tot inzage in alle ontvangen offertes en het gunnen van de opdracht aan één van de offerende partijen in strijd zijn met artikel 31 lid 5 van het splitsingsreglement en op grond van artikel 2:15 lid 1 onder c Burgerlijk Wetboek voor vernietiging vatbaar zijn. De kantonrechter vernietigt derhalve beide besluiten.


Volledige vonnis: Rechtbank Noord-Holland, sector kanton | 5 juni 2013 | LJN CA3797