Besluitvorming en wijze van stemmen in de ALV

In de wet, aktes van splitsing en de modelreglementen zijn diverse bepalingen opgenomen waaruit blijkt welke besluiten door welk orgaan van de VvE moeten worden genomen en welke meerderheid van stemmen geldt. Niet geregeld is hoe de stemmen moeten worden uitgebracht. Toch kan de wijze waarop gestemd wordt ook van invloed zijn op de uitkomst van datgene wat in stemming wordt gebracht.

Stemgerechtigden

Stemgerechtigd zijn eigenaars of beperkt gerechtigden, zie artikel 47 MR 2006. Het totaal aantal stemmen dat kan worden uitgebracht door ieder van de eigenaars wordt in de akte vastgelegd. Artikel 49 MR 2006 dat iedere eigenaar hetzij in persoon hetzij bij een schriftelijk gevolmachtigde die al dan niet lid van de vereniging is gerechtigd is de ALV bij te wonen, daarin het woord te voeren en het stemrecht uit te oefenen. Huurders hebben geen stemrecht in de VvE.

Wie bepaalt de wijze van stemmen?

De algemene ledenvergadering (ALV) zélf bepaalt hoe zij stemt. Zij kan al dan niet uit de eigenaars een voorzitter kan benoemen die belast is met de leiding van de ALV, zie artikel 45 lid 5 MR 2006. Bij zijn afwezigheid voorziet de ALV zelf in haar leiding. Zo wordt geregeld dat de ALV als hoogste orgaan binnen de VvE onafhankelijk kan functioneren van het bestuur. De voorzitter van de ALV hoeft niet in het bestuur te zitten en kan zodoende onafhankelijk van het bestuur de leiding van de ALV op zich nemen. Deze voorzitter bepaalt in overleg met de ALV de wijze waarop de ALV stemt. De verkiezing van een voorzitter wordt geagendeerd en geschiedt bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij meerdere kandidaten geeft artikel 50 lid 2 MR 2006 een bijzondere regeling.

Als het bestuur van de VvE de ALV voorzit, bepaalt ook het bestuur de wijze waarop de stemmen worden uitgebracht. Indien het bestuur echter belang heeft bij een bepaalde uitkomst van stemmen en daarvoor eveneens gebruik maakt van verschillende methodes van stemmen om zodoende te trachten de uitkomst in een voor haar gewenste zin te beïnvloeden, dan kan het wenselijk zijn dat de ALV met een eigen voorzitter de wijze van besluitvorming bepaalt.

Wanneer is de meerderheid vóór?

In alle gevallen dient bij het stemmen te worden gevraagd wie vóór is, wie tegen is én wie zich onthoudt van stemming. Blanco stemmen, onthoudingen van stemmen en ongeldige stemmen worden niet tot de uitgebrachte stemmen gerekend, zie artikel 50 lid 1 MR 2006. In splitsingen waarin een quorumeis geldt, is meestal bepaald dat blanco stemmen slechts van betekenis zijn ter bepaling van het quorum. Indien meer dan de helft van de ter ALV uitgebrachte stemmen vóór is, dan is daarmee het besluit aangenomen. Dat is derhalve ook het geval indien dat aantal voorstemmen vanwege onthoudingen, blanco of ongeldige stemmen niet de helft van het totaal het aantal aanwezige stemmen overschrijdt.

Wijze van stemmen

Er is in het Modelreglement geen voorschrift opgenomen over de wijze waarop de stemmen worden uitgebracht. In de praktijk komen de volgende wijzen van besluitvorming voor:

  • unaniem of bij acclamatie;
  • hoofdelijk;
  • bij handopsteking;
  • schriftelijk (anoniem of op naam);
  • op afstand, buiten de ALV

Ik behandel deze varianten achtereenvolgens.

Unaniem of bij acclamatie

Door te beslissen bij acclamatie verklaart de ALV zich unaniem vóór een besluit zonder handopsteking of andere vormen van stemming. In feite vindt dan geen stemming plaats. De voorzitter vraagt of iemand bedenkingen heeft of tegen het besluit is. Indien iedereen het zwijgen er toe doet, wordt niet zelden vastgesteld dat het besluit met algemene stemmen is aangenomen. Ik heb grote aarzelingen bij deze wijze van besluitvorming, nu het uitbrengen van een stem een actieve handeling dient te bevatten welke gericht is op het bekendmaken van iemands wil. Niets doen of applaudisseren om vervolgens vast te stellen dat de ALV unaniem voor het besluit is, miskent immers de mogelijkheid dat mensen zich onthouden van stemmen of tegenstemmen.

Hoofdelijk

Bij het stemmen op afroep noemt de voorzitter de appartementen één voor één op. De stemgerechtigde stemt door ‘voor’, ‘tegen’ of ‘blanco’ te roepen. De voorzitter of een bestuurslid houdt een lijst bij, waarop de stemmen worden vermeld. Deze wijze van stemmen is zeer transparant. Dat wordt door stemgerechtigden soms als bezwaarlijk ervaren, met name als het gaat om omstreden kwesties of een vertrouwensvotum (bijvoorbeeld over ontslag van een bestuurder). Daarnaast is deze wijze tijdrovend. Toch vormt hoofdelijk stemmen, samen met schriftelijk op naam stemmen, de wijze van stemmen met het kleinste foutrisico.

Bij handopsteking

Bij stemmen bij handopsteking moet worden bedacht, dat vaak sprake is van verschillende aantallen stemmen per appartement. Ook kan één gevolmachtigde die de stemmen uitoefent namens bijvoorbeeld meer dan de helft van het aantal stemmen in de VvE, met zijn tegenstem alle voorstemmen wegstemmen. Het gevaar bij handopsteking is dan ook, dat onvoldoende rekening wordt gehouden met volmachten en de aantallen stemmen die aan de verschillende appartementsrechten zijn toegekend.

Schriftelijk

Het schriftelijk stemmen door middel van het invullen van stembriefjes ter ALV kan anoniem of op naam geschieden. Anoniem stemmen is mogelijk indien alle appartementen dezelfde aantallen stemmen kunnen uitoefenen. Bij uiteenlopende aantallen stemmen per appartementsrecht zal een onafhankelijke derde, bijvoorbeeld een notaris, moeten vaststellen dat de stemming op juiste wijze geschiedt. Immers, de uitslag van de stemming dient steeds aan alle leden te worden medegedeeld.

De meest betrouwbare vorm van het uitbrengen van stemmen acht ik stemmen door middel van stembriefjes op naam. Daarop dient elke stemgerechtigde zijn naam, appartement en aantal stemmen te vermelden. Vaak worden deze gegevens vooraf al ingevuld.

Op afstand

Stemmen op afstand, bijvoorbeeld aan online, per mail of telefonisch stemmen tijdens de ALV is volgens de reglementen niet mogelijk. Deze gaan er van uit, dat de stemmen (fysiek) ter ALV worden uitgebracht. Een wel geldige vorm acht ik het verstrekken van een volmacht waarbij de gevolmachtigde die bij de ALV aanwezig is de steminstructie volgt die de eigenaar tijdens de ALV op afstand geeft.

Het is verder niet mogelijk om op voorhand schriftelijk een stem uit te brengen over de geagendeerde onderwerpen, zonder bij de ALV vertegenwoordigd te zijn. Een uitzondering daarop vormt artikel 50 lid 3 MR 2006. Daar is bepaald, dat met een besluit van de ALV gelijk staat een voorstel, waarmee alle eigenaars schriftelijk hun instemming hebben betuigd, fax en e-mail daaronder begrepen.

Uitslag betwisten

Op grond van artikel 5:124 lid 2 jo 2:13 lid 3 BW spreekt de voorzitter in de ALV een beslissend oordeel uit over de uitkomst van een stemming. Wordt onmiddellijk na het uitspreken van het oordeel van de voorzitter de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats, indien de meerderheid der ALV of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, een stemgerechtigde aanwezige dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming, zie artikel 2:13 lid 4 BW.

Hoewel de wet dat niet expliciet vermeldt, moet het er op grond van deze wettelijke bepalingen voor worden gehouden, dat het niet mogelijk is om de uitslag van de stemming pas na de ALV in de notulen bekend te maken. Immers, dan is een onmiddellijke betwisting niet meer mogelijk.

Hoofd- en ondersplitsing

Tenslotte verdient nog bijzondere aandacht het stemmen bij een hoofd- en ondersplitsing, zie artikel 47 lid 3 MR 2006. Dat kan op twee manieren: via het districtenstelsel of via het evenredigheidsstelsel. Volgens het districtenstelsel worden bij een meerderheidsbesluit in de ondersplitsing alle stemmen van de betreffende ondersplitsing in de hoofdsplitsing als vóórstem uitgebracht. Met andere woorden, als de helft + 1 van de stemmen in de ondersplitsing voor een bepaald besluit is, dan worden in de hoofsplitsing alle stemmen van de betreffende ondersplitsing voor dat besluit uitgebracht. Het evenredigheidsstelsel leidt ertoe dat slechts in de stemverhouding die in de ondersplitsing tot stand komt, het aantal voorstemmen in de hoofdsplitsing wordt uitgebracht.

Het is raadzaam om alvorens besluiten te nemen die moeten doorwerken in de hoofdsplitsing, een keuze te maken over de toepassing van het evenredigheids- of het districtenstelsel.

Rechtsmiddelen

Indien er gerede twijfels zijn over de rechtsgeldigheid van een stemming, kan een verzoek tot vernietiging worden ingediend of kan de nietigheid ervan worden ingeroepen bij de rechter, zie de artikelen 5:130 en 5:129 BW. Om dergelijke procedures te voorkomen is het in ieders belang om het stemmen ter ALV zo transparant mogelijk te laten geschieden.