Voorafgaand aan de vergadering schriftelijk stemmen

In een VvE kwam de vraag op of er ook op een andere manier gestemd mag worden behalve ‘in persoon’ of ‘met een volmacht’. De betreffende splitsingsakte (uit 1979) bepaalde:

– Iedere eigenaar is stemgerechtigd (art. 34)
– Iedere eigenaar is bevoegd in persoon of bij een schriftelijk gevolmachtigde de vergadering bij te wonen, het woord te voeren en te stemmen (art. 36)
– Leden van het bestuur, personen in dienst van de VvE, bestuursleden van … (de stichting die de dienstverlening in het servicecomplex verleent) en de administrateur mogen niet als gevolmachtigde optreden. (art. 36 lid 3)- – Met een voorstel van de vergadering staat gelijk een voorstel, waarmee alle eigenaren schriftelijk hun instemming hebben betuigd. (art. 37 lid 3).

De betreffende statuten in deze splitsingsakte bieden dus niet zo veel ruimte: alleen een voorstel waarmee alle eigenaren schriftelijk instemmen is gelijk aan een vergaderbesluit. In grotere complexen is dat doorgaans geen haalbare kaart. De bepalingen in recentere splitsingsakten lijken vaak sterk op de bepalingen uit deze al wat oudere akte.

Op het appartementsrecht zijn echter delen van het gewone verenigingsrecht van toepassing, maar niet het enkele jaren geleden gewijzigde artikel 38, dat gaat over stemrecht. Dat artikel is begin 2007 gewijzigd om aan de wensen van de moderne tijd te voldoen en ook o.a. elektronisch stemmen te regelen.

Het zou dan gaan om art. 2:38 lid 8: De statuten kunnen bepalen dat stemmen die voorafgaand aan de algemene vergadering via een elektronisch communicatiemiddel worden uitgebracht, doch niet eerder dan op de dertigste dag voor die van de vergadering, gelijk worden gesteld met stemmen die ten tijde van de vergadering worden uitgebracht.

De mogelijkheid voor leden om hun stemgedrag al in een fase voorafgaand aan de algemene vergadering vast te leggen zou niet nieuw zijn. Ook nu al kan via de volmacht bewerkstelligd worden dat tijdens de algemene vergadering een stem uitgebracht wordt die op een eerder moment is bepaald. Deze wetswijziging voegt voor gewone verenigingen aan de bestaande praktijk de mogelijkheid toe om een reeds bepaalde stem al voorafgaand aan de algemene vergadering uit te brengen. Vereiste is dan echter wel dat de statuten deze mogelijkheid bevat.

Het appartementsrecht benoemt deze mogelijkheid voor VvE’s niet, maar geeft ook geen voorschriften over hoe en wanneer stemmen uitgebracht dienen te worden. Het is in mijn ogen daarom mogelijk dat een dergelijke bepaling in de akte van splitsing wordt opgenomen als aanvulling op het modelreglement.

Het is tevens denkbaar dat het bestuur in een bestaande VvE zou besluiten conform de nieuwe regels voor gewone verenigingen te gaan werken, omdat het in een VvE nu eenmaal moeilijk is om de statuten wat dit betreft even te wijzigen. Daar zit dan wel een risico aan, namelijk dat een eigenaar naar de rechter gaat en de rechtsgeldigheid van besluiten die op die manier genomen zijn, aanvecht.

Conclusie: in een VvE waarin niet in de statuten is geregeld dat eigenaren hun stem voorafgaand aan de vergadering schriftelijk uit mogen brengen, zijn er in de praktijk geen andere mogelijkheden om een stem uit te brengen anders dan door ter vergadering aanwezig te zijn, of een ander een volmacht te geven om namens de afwezige eigenaar een stem uit te brengen.