Het belangrijkste orgaan binnen de VvE is de vergadering van eigenaars. Daar worden besluiten genomen die de hele VvE aangaan. Denk bijvoorbeeld aan besluiten met betrekking tot een reservefonds, groot onderhoud en beheer-, onderhouds- en administratiecontracten. Besluiten van de vergadering van eigenaars zijn voor alle leden bindend en kunnen door de VvE rechtens worden afgedwongen. De meeste stemmen gelden, ook binnen de VvE. Het is daarom van belang dat het besluitvormingsproces binnen de vergadering van eigenaars met de nodige waarborgen wordt omgeven. Zo zal iedereen het er mee eens zijn, dat voorkomen moet worden dat bewoners met vergaderbesluiten worden geconfronteerd, welke zij op voorhand niet hadden kunnen kennen maar waaraan zij wél gebonden zijn. Het modelreglement en de wet bieden daarvoor de nodige voorzieningen. Toch doen zich daarover in de praktijk de nodige vragen voor. Wanneer is sprake van een rechtsgeldige oproeping ter vergadering? Hoe gedetaillieerd moeten de agendapunten van de vergadering op voorhand worden medegedeeld? Welke ruimte heeft de vergadering om van de agenda af te wijken?
Modelreglementen
In het modelreglement bij splitsing in appartementsrechten van januari 1992 is in artikel 33 lid 8 opgenomen dat de oproeping ter vergadering plaatsvindt met een termijn van tenminste 15 dagen. De dag van de oproeping en van de vergadering wordt daaronder niet meegerekend. Verder is bepaald, dat de oproeping wordt verzonden naar de werkelijke of de gekozen woonplaats van de eigenaren en dat de oproeping ter vergadering de punten van de agenda bevat alsmede de plaats en het tijdstip van de vergadering.
In het modelreglement van 2006 is hetzelfde bepaald. Daaraan is echter de bepaling toegevoegd, dat elke eigenaar tot uiterlijk zeven dagen vóór de vergadering en mits bij schriftelijke kennisgeving aan het bestuur, per post dan wel per e-mail bevoegd is om nadere onderwerpen op de agenda te laten plaatsen. Het bestuur is alsdan verplicht onverwijld de overige eigenaren hiervan in kennis te stellen.
Wordt tijdens een vergadering over een niet of niet tijdig geagendeerd onderwerp een besluit genomen, dan is dat besluit in strijd met deze voorschriften tot stand gekomen.
Gevolg: vernietiging?
Worden in strijd met de voorgaande oproepingseisen besluiten genomen waar leden van de VvE zich niet mee kunnen verenigen, dan bestaat in beginsel de mogelijkheid open om de kantonrechter te verzoeken het besluit te vernietigen. Daarvoor is vereist dat het besluit is genomen in strijd met statutaire bepalingen die het totstandkomen van besluiten regelen. Het verzoek tot vernietiging moet worden gedaan binnen één maand na de dag waarop de verzoeker van het besluit kennis heeft genomen of heeft kunnen kennis nemen.
Als de kantonrechter constateert dat sprake is van strijd met de oproepingsvereisten dan betekent dat nog niet, dat het verzoek tot vernietiging zonder meer zal worden toegewezen. De verzoeker dient namelijk tevens aan te tonen dat hij een zogenaamd materieel belang te heeft bij vernietiging van het besluit. Aannemelijk moet worden gemaakt, dat wanneer het geschonden voorschrift wél in acht zou zijn genomen er geen dan wel een andersluidend besluit zou zijn genomen ter vergadering. Dat blijkt niet altijd het geval te zijn. Zo zou een niet vooraf geagendeerd besluit dat met 80% van het aantal uit te brengen stemmen aangenomen is, waarschijnlijk eveneens genomen zijn als het wel op voorhand geagendeerd zou zijn. In dat geval zal de kantonrechter waarschijnlijk oordelen dat de verzoeker bij zijn verzoek tot vernietiging van dat besluit onvoldoende belang heeft. Immers, in dat geval is weliswaar sprake van strijd met statutaire bepalingen maar dan zou het besluit vanwege de stemverhoudingen direct opnieuw genomen worden, waarbij de voorschriften wel in acht worden genomen.
Wat moet exact op de agenda worden geplaatst?
Het modelreglement van 1992 spreekt van opgave van de punten der agenda alsmede de plaats en het tijdstip van de vergadering. Het modelreglement van 2006 schrijft opgave van de onderwerpen van de agenda alsmede de plaats en het tijdstip van de vergadering voor. Hoewel de term ‘punten’ mij beknopter voorkomt dat de term ‘onderwerpen’ ligt er voor zover mij bekend geen wezenlijk verschil aan deze formuleringen ten grondslag. Op grond van de tekst van het modelreglement kan derhalve volstaan worden met een opgave van de agendapunten of -onderwerpen. Die verplichting gaat mijns inziens niet zover dat de agendapunten tot in detail, voorzien van een toelichting en zelfs concept-besluiten aan de leden moeten worden voorgelegd. Zo komt de beslissing tot het plegen van groot onderhoud aan het dak mijns inziens op rechtsgeldige wijze tot stand als “groot onderhoud aan het dak” op de agenda wordt geplaatst. Details zoals de keuze van de aannemer en de uitvoeringsduur van de werkzaamheden hoeven niet vooraf opgegeven te worden. De strekking van de voorschriften is, dat de leden zich tijdig hebben kunnen vergewissen van het onderwerp en indien gewenst daarover nadere informatie kunnen inwinnen bij het bestuur.
Daarnaast ben ik van mening, dat de vergadering zelf tijdens de vergadering in de gelegenheid moet zijn om nadere onderwerpen op de agenda te plaatsen en te bespreken. Worden daarover besluiten genomen, dan zijn deze besluiten geldig tenzij ze worden vernietigd door de kantonrechter, ook al zijn de voorschriften daarbij niet in acht genomen. Gelet op de strekking van de oproepingsvoorschriften is nemen van dergelijke besluiten echter ongewenst. Worden toch niet aangekondigde besluiten genomen dan dient men dus rekening te houden met de mogelijkheid dat na afloop van de vergadering een verzoek tot vernietiging wordt ingediend. Over de kans van slagen daarbij geldt hetgeen ik hiervoor vermeld heb.
De vrijheid om niet geagendeerde onderwerpen tijdens de vergadering van eigenaars aan de orde te stellen is mijns inziens onbeperkt zolang daarover geen besluit wordt genomen. Regelmatig komt het voor dat – bijvoorbeeld bij de rondvraag – overleg wordt gepleegd over bepaalde situaties zonder daarover besluiten te nemen. Dat kan omdat slechts het nemen van besluiten en niet het plegen van overleg de leden van de VvE bindt.
De meeste stemmen gelden
Op grond van het voorgaande constateer ik, dat de modelreglementen uit 1992 en 2006 procedurele waarborgen verbinden aan het rechtsgeldig nemen van besluiten binnen de vergadering van eigenaars. Deze beperkingen hebben de strekking hebben de leden te behoeden voor onverwachte besluiten, maar gaan niet zó ver dat de wil van de meerderheid daardoor niet langer zou gelden. Evenmin geldt, dat het de vergadering van eigenaars niet vrij zou staan van de agenda af te wijken voor zover het overleg betreft. Dat is mijns inziens ook niet de bedoeling van de vergadering van eigenaars. De vergadering van eigenaars komt doorgaans niet vaak bijeen en het bijeenroepen daarvan vergt de nodige organisatie, zeker bij grotere VvE’s. Om de vergadering van eigenaars naast beslisorgaan tevens als overlegorgaan binnen de VvE te laten functioneren, acht ik een op de praktijk afgestemde toepassing van de regels op zijn plaats.
Wees aanwezig of vertegenwoordigd ter vergadering
Die toepassing betekent tevens, dat het bijwonen van de vergadering van eigenaars hetzij in persoon, hetzij bij wege van volmacht de aangewezen manier is om te voorkomen dat een individuele eigenaar geconfronteerd wordt met besluiten waar hij op voorhand geen invloed op heeft kunnen uitoefenen noch kennis van heeft kunnen nemen. Het mogelijk voorkomen van dergelijke ongewenste besluiten verdient ook hier sterk de voorkeur boven het achteraf trachten te vernietigen daarvan.
