Beleggers, corporaties en beheerders van vastgoed passen regelmatig prestatiecontracten toe voor onderhoud en beheer van vastgoedobjecten. Ook voor de VvE kan een prestatiecontract een aantrekkelijk alternatief vormen. Aan welke juridische randvoorwaarden moet een prestatiecontract voldoen?
Los aanbesteden versus vast uitbesteed
De juridische vormen waarin onderhoud, beheer en exploitatie plaatsvinden lopen uiteen van het los aanbesteden van alle voorkomende werkzaamheden tot het sluiten van integrale contracten, waarin het onderhoud, beheer en exploitatie aan vastgoedobjecten voor vaste jaarlijkse bedragen aan één of meer derden wordt uitbesteed.
Aan beide extremen kleven voor- en nadelen. Zo lijkt los aanbesteden enerzijds optimale concurrentie tussen verschillende aanbieders te bevorderen, maar zal anderzijds het signaleren van diverse acties tijdig door de opdrachtgever zelf moeten plaatsvinden, waarmee risico’s op afstemverliezen, achterstallig onderhoud en hogere kosten ontstaan. Bij uitbesteding tegen een vaste prijs bestaat weliswaar zekerheid over de uitvoering van de opgedragen werkzaamheden, maar kunnen twijfels bestaan over de prijswaardigheid daarvan.
De prestatie-overeenkomst als oplossing
De prestatie-overeenkomst, mits goed geredigeerd, kan aan de verschillende nadelen over en weer tegemoetkomen. Enerzijds wordt gestreefd naar kostenbesparing en anderzijds worden duidelijke afspraken gemaakt over de kwaliteit, de toestand en het rendement van het object. Een prestatie-overeenkomst met een opdrachtnemer is in essentie een overeenkomst voor een bepaalde periode waarin wordt geregeld aan welke prestatie-eisen het gebouw gedurende de contractduur moet voldoen tegen een in de overeenkomst te bepalen wijze van vergoeding. Een prestatie-overeenkomst kan worden gesloten voor losse onderdelen zoals beheer, schilderwerk, installaties en/of dakonderhoud. Ook is het mogelijk het gehele onderhoud en het beheer van een gebouw in één prestatie-overeenkomst onder te brengen.
Eisen aan het contract
Om goed te kunnen functioneren, zal in elke prestatie-overeenkomst tenminste het volgende moeten worden geregeld:
– Duur van de overeenkomst
De duur van de overeenkomst moet zorgvuldig gekozen worden. Denkbaar is, dat aansluiting wordt gezocht bij één of meerdere onderhoudscycli van de te onderhouden onderdelen van het gebouw;
– Omschrijving van de prestatie
Essentieel is de wijze waarop de prestatie wordt omschreven. De functionele benadering (waaraan moet het gebouw voldoen) wordt onderscheiden van de conditiemeting (welke gebreken mag het gebouw niet vertonen). Een combinatie van beide is aan te bevelen. Bij onderhoudscontracten wordt regulier onderhoud onderscheiden van herstel tengevolge van calamiteiten, storingsopvolging en vervanging van onderdelen na afloop van de levensduur daarvan. Bij beheer en exploitatie kunnen minimale rendementseisen aan het object worden verbonden;
– Wijze van toetsen van de prestatie
Wat voor de één acceptabel is, is voor de ander ondermaats. Ter voorkoming van onduidelijkheden, kunnen partijen bijvoorbeeld overeenkomen dat de prestatie wordt getoetst aan de betreffende Beoordelingsrichtlijn (Brl);
– Reguliere verslaglegging
Het is voor de opdrachtgever van belang te weten wat de opdrachtnemer heeft gedaan, nog gaat doen en wat de huidige conditie van het object is. Jaarlijkse verslaglegging door de opdrachtnemer is daarbij onontbeerlijk.
De verslaglegging dient tevens als uitgangspunt voor een eventuele controle door de opdrachtgever. Daarvoor worden voor de opdrachtgever controlebevoegdheden opgenomen en worden aan de opdrachtnemer medewerkingsverplichtingen opgelegd in de prestatie-overeenkomst;
– Voorschriften bij geschillen over de prestatie
Indien de opdrachtgever en het onderhoudsbedrijf van mening verschillen over de prestaties van het gebouw, kan de overeenkomst de benoeming van een deskundige voorschrijven die bij wege van bindend advies vaststelt of het gebouw aan de prestatie-eisen voldoet;
– Klachtenopvolging
Belangrijk binnen een duurovereenkomst is de wijze waarop klachten worden opgevolgd. Omdat de prestatie niet alleen ten tijde van de verslaglegging maar gedurende de gehele looptijd van het contract constant moet worden geleverd, vormt adequate en snelle klachtopvolging een belangrijk onderdeel van de overeenkomst;
– Betaling en bonus/malus regeling
De voor de prestatie verschuldigde betaling kan uit een vast en een variabel deel bestaan, dat afhankelijk is van de mate waarin de prestatie aan het contract voldoet;
– Opzegmogelijkheid
Om te voorkomen dat de opdrachtgever verplichtingen aangaat welke zij niet kan overzien, dient bij voorkeur te worden bedongen dat de opdrachtgever gerechtigd is de overeenkomst tussentijds op te zeggen, bij voorkeur met ruim geformuleerde redenen;
– Aansprakelijkheid en garantie
Omdat de overeenkomst verder gaat dan een losse opdracht, dient een regeling omtrent aansprakelijkheid en garantie te worden overeengekomen. Doorgaans kan niet worden volstaan met een verwijzing naar de algemene voorwaarden van het onderhoudsbedrijf;
– Zogenaamde ‘benchmarking’
Voldoet de prestatie wel maar wordt deze met de jaren te duur, dan kan de opdrachtgever een prijsaanpassing afdwingen aan de hand van drie offertes van andere aanbieders;
– Wijziging van de prestatie-eisen
Naarmate de overeenkomst langer duurt, zal de behoefte aan flexibiliteit toenemen. Ook moet de overeenkomst rekening houden met mogelijke latere (functie-)wijzigingen in het gebouw;
– Geschillenregeling
Als er onverhoopt een geschil ontstaat kan gekozen worden voor bindend advies, arbitrage of de gang naar de gewone rechter, of – voor verschillenden onderdelen van de overeenkomst – een combinatie daarvan. Een vordering in kort geding kan in beginsel altijd ingesteld worden;
Aan de slag
Het voorgaande lijkt een hele opgave voor de opdrachtgever om vast te leggen. Daarbij teken ik aan, dat de meeste opdrachtnemers, die ervaring hebben prestatie-contracten, zelf met dergelijke overeenkomsten werken. Het is in dat geval zaak om mede aan de hand van de voorgaande lijst de puntjes op de i te zetten. Daarna is het van essentieel belang dat het contract goed beheerd wordt. Dat vergt van beide partijen een actieve inspanning. Mits goed geregeld en beheerd kan een prestatie-overeenkomst een waardevolle bijdrage leveren aan planmatig én voordelig onderhoud en beheer van vastgoedobjecten.
